为加强北京国际艺术博览会基金会（以下简称“基金会”）项目（活动）的管理，根据国家有关法律法规和基金会《章程》规定，结合基金会实际，特制订本管理办法。

一、本办法中的项目（活动），是指按照基金会宗旨和业务范围，由基金会及所属专项基金、项目开展的项目和活动。活动严格按照基金会宗旨和业务范围开展，按照捐赠者的意愿，专款专用，并遵守本办法管理，项目（活动）分为自主项目（活动）、合作项目（活动）、服务项目（活动）、一次性活动。

二、项目（活动）的开展，确保合法、合规，要充分体现社会公益和社会效益，要实现预期目标，要发挥相关各方的作用，并维护相关各方合法权益。

三、项目（活动）的名誉和权益，任何人不得侵害。基金会工作人员及其他有关联的人员，严禁从项目（活动）管理运作中获取经济利益，不得接受相关单位及个人给予的各类补贴、补助资金、中介费等费用，严格遵守基金会相关管理办法。

四、不得使用项目（活动）名称独立对外开展社会活动，及公开对外做出承诺邀约。

五、项目（活动）开展的公益活动须在合同或方案约定地内实施，新增公益活动内容须报基金会批准。

六、项目（活动）实行立项、实施、资金管理、监督、结项（信息公开）、注销全周期管理。

七、项目（活动）的设立要符合党的政策方针，符合国 家相关法律法规的规定，符合基金会章程和宗旨的有关规定。

八、不得与非法社会组织合作，接受捐款、提供平台。与境外非政府组织合作须提前经基金会审批，按照相关要求备案。

九、项目（活动）立项

（一）自主项目（活动）

1、自主项目（活动）是指由基金会发起设立。基金会可依法依规向海内外关心和支持教育事业发展的企业、单位和个人等募集资金，设立多种形式的项目（活动）。

2、自主项目（活动）视项目（活动）社会效益，可长期存续。每年对项目（活动）进行年度总结，每三年由基金会秘书处对项目（活动）实施效果进行一次评估。

3、自主项目（活动）的设立流程，由基金会分管部门拟定项目（活动）方案，报专职秘书长办公会讨论审议，通过后提交审批流程，逐级审批至理事长。

（二）合作项目（活动）

1、合作项目（活动）是指由企业、单位和个人等发起设立，由捐赠方自愿、无偿、依法依规捐赠，针对特定事项、特定地点、特定人员捐赠设立的公益项目（活动），或由基金会所属专项基金开展的公益项目（活动），原则上同时满足下列条件中两项以上的须履行立项手续，特殊情况经专职秘书长办公会讨论：

（1）单笔预算支出金额超过 50 万元人民币。

（2）运作周期超过 1 年；

（3）运作范围超过 3 个省（含 3 个省）；

（4）活动规模超过 500 人（含 500 人）。

2、合作项目（活动）存续期

（1）由发起方或捐赠方发起设立的合作项目（活动）存续期原则上为一年，特殊情况须报专职秘书长办公会审议。

（2）项目（活动）存续期原则上不超过专项基金的存续期，特殊情况须报专职秘书长办公会审议。

3、合作项目（活动）设立流程

（1）发起方提交申请（含募资计划、资金用途、项目活动计划）、发起方简介、企业资质、法人简介、及法人身份证复印件。

（2）签署捐赠意向书，确保项目（活动）启动资金及时足额到账，在资金到帐后报专职秘书长办公会审议（专项基金开展的项目活动可忽略此环节）。

（3）启动资金到账后，基金会 10 个工作日内完成发起单位、合作单位网络查询或实地考察并形成考察报告。考察内容：办公地点、条件、资质、有无不良影响的社会事件。

（1）发起方撰写项目（活动）简介，双方确认合作协议后，报专职秘书长办公会审议。于 10 个工作日内完成相关报批手续。

（2）项目（活动）申请报批审核通过的，基金会给予正式立项批复。报批未通过的，基金会将项目（活动）启动资金原路退回。

4、合作项目（活动）启动资金原则上为货币资金，且不得低于 100 万元人民币。

（三）服务项目（活动）

1、服务项目（活动）是指由基金会或所属专项基金、项目（活动）为企业、单位、家庭提供的符合基金会宗旨的有偿社会服务。

2、服务项目（活动）存续期限根据发起方性质，参照合作项目（活动）存续期限。

3、服务项目（活动）设立流程根据发起方性质，参照合作项目（活动）设立流程。

4、服务项目（活动）设立根据项目（活动）内容，需报专职秘书长办公会审议，确有必要的报理事长办公会审议。

5、服务项目（活动）设立后，由基金会人员组成或由基金会派员与发起方共同组（四）一次性活动。

1、一次性活动是指由基金会与企业、单位和个人等合作开展的周期小于 3 个月的独立活动。

2、一次性活动审批流程

①  发起方提交活动具体方案、资金预算、可行性报告、发起方资质及简介。

②  签署捐赠意向书，在资金到帐后报专职秘书长办公会审议。

③ 签署正式协议，如未批准，捐赠款项原路退回。

3、一次性活动不设立项目（活动）管理办公室，资金使用严格按照协议约定及活动方案执行。

4、一次性活动启动资金根据活动规模而定，原则上不少于 30 万元人民币。

十、项目（活动）实施管理

（一）项目（活动）实施，严格按照协议约定执行。项目（活动）办公室负责制定项目（活动）具体方案及预算、项目（活动）日常管理、检查验收、定期汇报等工作，确保项目（活动）按计划有序推进；基金会分管部门负责项目（活动）监督、资金管理等工作。

（二）人员管理

1、由基金会派员与发起方共同组成项目（活动）办公室（专项基金发起的除外）。合作项目（活动）存续期限为一年的可不设立成项目（活动）办公室，按照协议及具体项目（活动）方案执行。

2、使用基金会 OA 系统办公，OA 系统设申报人 1 人、操作人 1 人。

3、项目（活动）管委会主任、副主任及操作人、申报人须报基金会分管部门备案，成员变动须召开管委会并经发起单位盖章确认。

4、项目（活动）执行由基金会和受益方共同承担或委托第三方承担，项目（活动）执行期限一般不超过一年。

（三）项目（活动）合作方须与其所聘用工作人员签署劳动合同，与基金会不建立劳动关系，或按《基金会志愿者管理办法》规定招募志愿者参与项目（活动）各项工作，并向基金会提交申报人、操作人半年内社保缴费记录。

（四）项目（活动）的执行由基金会或参照《北京国际艺术博览会基金会供应商选择管理办法》委托第三方承担。

（五）项目（活动）覆盖 10 个地区及以上的，须在其中1-3个地区试点开展，经论证后按项目（活动）方案继续实施。以物资捐赠为主要内容的，覆盖 5 个地区及以上的，须在其中 1-2 个地区试点开展，经论证后按项目（活动）方案继续实施。

（六）项目（活动）受益人/单位的确定

1、项目（活动）受益人是指获得基金会资金、物资、服务捐赠的自然人；受益单位是指获得基金会资金、物资、服务捐赠的，诸如：大、中、小学、幼儿园、教育部门、社区等非盈利性单位和社会组织以及家庭。

2、项目（活动）受益人/单位的确定应本着公开、公正、公平原则进行，由基金会根据项目（活动）方案制定项目（活动）受益人/单位遴选标准。由项目（活动）执行单位按要求完成遴选工作。

3、项目（活动）受益人/单位的遴选可以通过以下几种途径：

（1）基金会自主遴选；

（2）地方教育部门推荐；

（3）其他行政部门或非盈利组织推荐；

（4）受益人/单位申请。

（七）项目（活动）结束后，由项目（活动）执行方对项目（活动）进行工作总结。

（八）信息公开参照《北京国际艺术博览会基金会信息公开管理办法》执行。

（九）对单笔捐赠 50 万元以上（含 50 万元）或一年内多次捐赠累计达到 50 万元以上（含 50 万元）的捐赠方，由基金会分管部门于项目（活动）结束后 30 天内或年底前，向捐赠方提供《项目（活动）实施情况汇报》。

（十）项目（活动）结束后由项目（活动）执行方和基金会分管部门分别通过电话回访或实地回访、考察等形式，对项目（活动）实施情况进行抽查验收，并填写《电话回访记录表》或上报考察报告。

（十一）项目（活动）捐赠收入超过基金会当年捐赠总收入的 20%；项目（活动）支出超过基金会当年总支出的 20%；捐赠方提出进行专项审计要求，满足其中一项须进行专项审计。

（十二）在开展项目（活动）过程中，应使用项目（活动）全称并在显著位置体现，包括但不限于背景板、文字、影音资料等，且应事先经基金会审核同意。

（十三）项目（活动）应严格遵守《中华人民共和国慈善法》及国家相关政策法规，若出现与政策相左之处，应及时调整项目(活动)内容及实施方式；若出现违法违规行为，基金会将暂停项目（活动）工作或终止合作，并追究相关法律责任。

十一、资金管理

（一）项目（活动）资金、物资按照《北京国际艺术博览会基金会财务管理制度》管理。

（二）项目（活动）资金和物资使用应按照捐赠协议和项目（活动）执行协议约定，向项目（活动）执行方或受益方拨付项目（活动）资金，配送捐赠物资。首次拨付项目（活动）资金原则上不超过项目（活动）总金额的 80%。项目（活动）款拨付应严格遵照以下流程，不得越权签批或擅自拨款。

1、申请拨款。项目（活动）执行方人员（OA 操作人）向基金会提交项目（活动）实施申请流程，基金会所属专项基金、项目（活动）申请时须有专项基金、项目（活动）在协议中明确的申报人确认，基金会项目（活动）负责人进行初审，报基金会秘书处领导逐级审批。单项活动资金支出在 30 万元人民币以上（含 30 万元）须经财务顾问审核后，逐级审批至理事长，需签署协议的经法务顾问审批后，逐级审批至秘书长或理事长。

2、资金拨付。财务部在收到基金会分管部门经办人提交的审批文件和合法票据后，于 5 个工作日内安排付款。因活动需要提前借款的，须在活动结束后 30 个工作日内将合法票据及审批文件交财务部清款。

3、资金结算。项目（活动）执行结束后，项目（活动）执行方向基金会报送项目（活动）落实情况报告及资金使用情况报告（决算报告），如有资金结余，按照国家相关规定，尊重捐赠方的意愿，基金会可用于与本项目（活动）宗旨相近或符合基金会宗旨的公益事业。

4、物资结算。物资捐赠完成后，由受赠方在《物资捐赠接收函》上签字（盖章）确认，交由基金会作为项目（活动）档案归档。

5、项目（活动）结束后，由项目（活动）执行方对该项目（活动）资金进行决算，必要时由基金会邀请具有资质的会计师事务所对项目（活动）进行审计并向社会公告。

十二、项目（活动）监督管理

（一）基金会对项目（活动）资金实行动态管理，每次拨款后及时核算项目（活动）资金结余。定时检查，有力监督，对违规现象及时发现并予以纠正，确保项目（活动）资产的合法、合规、高效使用。

（二）基金会主要采用内部控制监督、捐赠方监督、社会监督、审计及第三方评估等方式对项目（活动）进行监督。项目（活动）负责人应配合财务部门对项目（活动）资产进行规范管理以接受业务主管部门、登记机关和基金会监事会的检查和监督。

（三）内部控制监督。在项目（活动）实施过程中项目

（活动）负责人对项目（活动）执行情况进行检查和监督，如有违反协议事项，基金会有权依照协议有关条款中止或解除协议。

（四）捐赠方监督。捐赠方有权决定捐赠财物的使用范围和使用方向等，有权查询其捐赠财物的管理使用情况及项目（活动）执行有关材料，并向受益方提出意见和建议。

（五）社会监督。项目（活动）实施过程中，应依据《北京国际艺术博览会基金会信息公开管理办法》，及时准确、合法有序地公示有关项目（活动）信息，接受社会监督。

（六）审计及第三方评估。基金会依法接受民政部门或上级主管部门的审计检查。根据项目（活动）实际情况，项目（活动）结项后可邀请第三方专业机构对项目（活动）进行整体评估并出具评估报告。

十三、项目（活动）终止

（一）项目（活动）终止包括以下两种情况：

1、项目（活动）到期前一个月双方书面协商是否继续合作，若双方均未提出续约意向，项目（活动）到期自然终止。

2、遇特殊情况需要提前终止时，须按照协议相关要求，由基金会与发起方、捐赠方、受益方或执行方协商一致后，经专职秘书长办公会审议通过后方可终止并签订项目（活动）终止协议书。

（二）项目（活动）终止后，基金会分管部门应及时通过基金会官网对外公示，将项目（活动）材料及时归档。

十四、项目（活动）档案管理

1、建立健全的项目（活动）档案，每年进行一次分类整理，归类建档。

2、项目（活动）资料归档要做到及时、完整、统一、规范。

3、项目（活动）档案实行专人管理，妥善保管，定期向基金会移交。

十五、本办法由北京国际艺术博览会基金会负责解释。

十六、本办法经北京国际艺术博览会基金会第三届理事会第三次会议审议通过，自印发之日起执行。