为加强北京国际艺术博览会基金会（以下简称“基金会”）档案的收集整理，规范档案的立卷归档，有效地保护和利用档案，提高档案管理工作水平，根据《中华人民共和国档案法》，并结合基金会实际情况，特制定本管理办法。

一、本办法所称档案，是指本基金会在工作中所形成的具有保存价值的各种文字资料、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。

二、办公室负责基金会日常各类行政收发文件的统一备案登记工作，对档案实施统一管理工作。

三、基金会档案实行各部门收集、整理的制度，各部门负责人监督本部门员工立卷归档工作。

四、各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法规定分别立卷归档。归档应做到完整、规范，归档的文件材料必须按类别、按年度立卷。

五、对于所有归档文件，每卷首页都应编写相应的卷内目录，并确保文档资料与目录页码相一致。

六、归档要求：必须具有真实性。所有文件资料应为原始资料。必须具有完整性。每个案卷力求资料齐全。避免杂乱无章，做到分类、分项、分目清晰。避免重复立卷。准确分类不能混合立卷。

七、每年3月31日前各部门应将归档材料整理完毕，列出移交清单，与办公室完成上年度档案归档移交工作。由办公室按照保管期限，根据部门归档，妥善保管。

八、办公室对各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

九、档案的收集、管理

（一）各部门应根据具体情况，及时做好本部门立卷归档工作，于次年三月底之前送交办公室统一归档。

（二）承办人员必须保管好已归卷和正在办理的文件，严防遗失。对已归卷的文件，利用时应登记，归还时应注销相应借阅信息，将文件放入原卷内。

（三）基金会印发的公文(含定稿、正件、附件、批复请示、转发文件等)一律由办公室统一收集管理。

（四）一项工作、活动有几个部门参与的，在工作、活动中形成的文件材料、声像资料，由主办部门负责收集归卷。会议文件由会议主办部门负责收集归卷。

（五）公文承办部门或承办人应保证经办文件的系统完整，工作完成后及时归档，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走、复制或销毁。

十、档案的立卷整理

（一）承办部门、承办人负责立卷。承办人依据归档整理要求，将阅办完毕的文件随时整理归卷；有文号的文件要将发文稿连同正式文件一并交办公室统一归档；需传递的阅办件，传阅办理后及时送回办公室。各种内部文件和会议文件（包括照片、录音等）也要及时收集整理，保证归档文件齐全完整。

（二）整理原则。要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（三）整理要求。归档文件应齐全完整，已破损的文件应予托表，字迹模糊或已退变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档；归档文件所使用的字迹材料要符合存档要求，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水和纯蓝墨水；去掉金属物后装订。

（四）文件材料整理规则：

1、在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的文件、统一立卷，不得分开；

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；其他文件材料的立卷应按有关规定执行；

3、卷内文件材料应区别不同情况进行排列。密不可分的文件材料应按顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依形成规律或特点，按时间顺序或重要程序排列即可；

4、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号，统一编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角；

5、案卷要按规定格式逐件填写卷内目录，对文件的题名不要随意更改和简化；没有题名的要拟写题名，没有责任者或年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和重要内容；

6、案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切，使用简称应通用易懂，用签字笔书写或者打印，字迹要工整、清晰；

7、有关卷内文件材料的情况说明，填写在卷内备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上。备考表应当至于卷尾；

8、对于装订成册不便拆订的刊物、书籍等，直接放入档案中，编写卷内目录即可；

9、纸质文书归档时，须同时上交与纸质文书完全一致的电子版卷内目录。

（五）声像图片材料的整理规则：

1、声像图片材料归档内容必须是原版和原件，并且要图像清晰，声音清楚，需附有文字说明；

2、图片、录像等声像材料应当单独存放，并用文字标出录像或者录音的对象、时间、地点、中心内容等；

3、声像材料应当将其制成光盘或放硬盘存档，分别整理、编目保管，文字说明须描述全面，内容准确。

十一、档案的分类与保管期限

（一）档案归档按照“年度——保管期限——部门”进行分类，即将归档文书材料先按年度进行分类，然后在年度下按保管期限分类，再在保管期限下面按部门进行分类。

（二）档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年和 10 年。

1、永久保管的文书档案主要包括：

①基金会制定的规章制度性文件材料；

②基金会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

③实施项目、举办活动形成的重要文件材料；

④基金会重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

⑤基金会人事任免等文件材料；

⑥重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

⑦上级主管部门制发的属于基金会主管业务的重要文件材料；

⑧相关单位关于重要业务问题的来函、请示与基金会的复函、批复等文件材料。

2、定期保管的文书档案主要包括：

①基金会日常工作中形成的一般性业务文件材料；

②基金会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

③基金会人事管理工作形成的一般性文件材料；

④基金会一般性事务管理文件材料；

⑤基金会关于一般性问题的请示与批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

⑥上级主管部门制发的属于基金会主管业务的一般性文件材料；

⑦上级主管部门和同级机关制发的非基金会主管业务但要贯彻执行的文件材料；

⑧相关单位关于一般性业务问题的来函、请示与基金会的复函、批复等文件材料；

⑨各部门或各专项基金、项目报送的年度或年度以上计划、总结、统计、专题报告等文件材料。

十二、档案的保管与借阅

（一）办公室负责档案整理归档、档案登记、档案存放与保管工作，所有档案必须分类、按时间先后编号归档。做到分类清晰、科学排列、便于查阅。

（二）财务档案除年度审计报告交办公室外，其它相关会计档案由财务部负责存放与管理。财务档案归档参照国家档案局制发的《会计档案管理办法》执行。

（三）档案移交时，移交人和接收人要按照案卷目录点交清楚，由双方交接人签字。案卷目录一式两份，双方各执一份。

（四）专项基金、项目形成的文件，也要按照上述办法整理立卷，在本次活动或工作结束后完整地向基金会归口部门移交。

（五）通过存储载体进行交接的归档电子文书，办公室应对其载体进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

（六）归档的电子文书、声像材料，应按年度、活动进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的脱机载体上，一式两套，一套封存保管，一套提供利用。

（七）工作人员因工作需要借阅、借出或复制档案，应经秘书长签批。

（八）借出的案卷，使用完毕应及时归还办公室，一般不得超过一周。

（九）借阅人对借出的案卷，必须妥善保管，不得任意转借，遗失、污损和乱改乱划，更不得拆散原卷或抽取文件。如有发生上述情况，应依照《中华人民共和国档案法》的有关规定处罚。

（十）损毁、丢失、涂改基金会档案的，根据档案的价值和数量及情节轻重，分别给予责任部门或责任人警告、降级或开除等处罚。

（十一）办公室负责定期进行档案的清理核对工作，做到实物与电子目录相符，对破损或载体变质的档案应及时进行修补和复制。对已无留存价值与保留条件的档案材料列出清单报秘书长审批后集中组织销毁。

（十二）销毁确无保存价值的档案时，应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册一起报送理事会领导审核，待批准后方可销毁,并在原案卷目录上销毁。在销毁档案时，指定两人以上监销，并由监销人员在销毁清册上签字。

十三、本办法由北京国际艺术博览会基金会负责解释。

十四、本办法经北京国际艺术博览会基金会第三届理事会第三次会议审议通过，自印发之日起执行。