为确保北京国际艺术博览会基金会（以下简称“基金会”）OA网络协同办公系统（以下简称“OA 系统”）安全、有效、规范运行，充分发挥OA系统的作用，进一步提高工作效率，特制订本管理办法。

一、2023年 5 月 1 日起，OA 系统开始试运行，试运行期间纸质办公与网上办公并行。2023 年 6 月 1 日起正式运行。 

二、OA 系统旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。利用 OA 系统处理办公业务应符合基金会各项规章制度等管理规定。 

三、OA 系统正式运行后，OA 系统中所签发的公文、信息和材料与纸质签发的公文、信息和材料具有同等效力。基金会所有人员在网上进行的相关流程和公文、信息、材料中签署的意见、签名、日期等与手工签署的意见、签名、日期等具有同等效力。

四、适用范围

本办法适用于基金会内设机构、专项基金、合作项目人员网络协同办公。

五、管理部门及职责

（一）办公室负责OA系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。

（二）办公室指定 1 名人员担任 OA 系统管理员，系统管理员需在秘书长监督下完成系统维护工作。

（三）超级管理员职责

负责监管系统管理员账号登录与操作内容。

（四）系统管理员职责

1、对OA系统进行日常维护管理，保证系统流程正常运行；

2、汇总各部门信息，经秘书长批准后，每半年清理一次用户数据；

3、每日定时对 OA 系统数据进行备份；

4、协调解决 OA 系统优化和升级；

5、组织实施 OA 系统培训；

6、提供必要的技术支持；

7、征询各使用单位/人的意见和建议，研究、协调解决 OA 系统使用中出现的问题，并提出处理意见；

8、负责 OA 系统流程的修改和修订工作；

9、负责系统流程规则的编写及更新；

10、负责阿里云平台的维护，如：续签协议、漏洞修复等；

11、在国家正式发布次年公休放假通知后，应于当年12月31日下班前，完成公休及对应调休的维护。

12、负责系统管理员、阿里云、数据库用户名和密码的保管、保密工作。

13、其他与 OA 系统相关的工作。

（五）各分管领导负责各自分管部门、专项基金、项目的 OA 系统用户的新增和删除。

（六）各专项基金、项目要明确 1 名签字人管理 OA 系统工作，另设 1 名操作人，归口管理部门须请负责人及操作人签署《OA 系统使用承诺书》，并将《OA 系统使用承诺书》原件交办公室存档，复印件本部门留存备查。

（七）人事主管每年 1 月 15 日前完成秘书处人员当年年假设置。

（八）秘书处人员及时将各自分管基金项目完成捐赠收入的录入。

六、使用规范

（一）系统用户必须严格按权限操作，如需变更权限，需向归口部门提出申请。

（二）系统用户收到初始用户名和密码后，须及时修改密码，要求密码在六位数以上。

（三）系统用户要保管好密码，不得泄露给他人代办工作，同时，根据需要定期更换，由于密码泄露造成的一切后果由本人负责。若忘记密码应向系统管理员提出申请，恢复初始密码，并及时修改密码。

（四）系统用户须严格按照流程填写规则准确填写相关内容。

（五）未经允许，不得打印或拷贝系统信息数据等内容给非授权人员。

（六）在系统使用过程中，出现流程提交失败、流转对象错误等影响正常工作审批的属于系统漏洞的问题，报OA 系统管理员修改。

（七）需对系统进行流程新增、修改、删除及更改系统功能、人员权限等修改，按以下流程进行：

1、发起通用流程进行审批；

2、审批后交系统管理员修改。

（八）系统管理员每次登陆需要记录登陆时间、流程问题、处理结果，并每季度将登陆台账报秘书长。

（九）系统管理员使用单独账户登录，及时更改密码，并保证不向他人透露密码（系统售后服务人员除外）。

（十）在非系统维护时间禁止登陆系统管理员账号。

（十一）未经秘书长批准不得随意修改系统任何内容。

七、应急处理

（一）系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常传递、交换，应及时通知办公室，由办公室指定系统管理员查明原因，排除故障，并在 24 小时内做出响应。

（二）若 24 小时内仍未排除故障，系统依然无法正常运行的，由办公室提出解决办法，同时报告秘书长，并以纸质文件的方式或微信群通知各部门、专项基金、项目的使用人。

八、如 OA 系统出现故障，不能提交线上审批流程，经向领导报告，可改提线下审批，但应在系统恢复使用后 10 个工作日内，补录线上流程，并与线下审批材料合并归档。

九、本办法由北京国际艺术博览会基金会负责解释。

十、本办法经北京国际艺术博览会基金会第二届理事会第十二次会议审议通过，自印发之日起执行。